A transzferár dokumentáció elkészítése előtt meg kell határozni, hogy mely társaságok minősülnek kapcsoltnak, azonosítani kell az év során velük megvalósult ügyleteket és azok éves értékét, és amennyiben eléri a transzferár rendeletben (32/2017. (X. 18.) NGM rendelet) előírt értékhatárt, azaz az 50 millió forintot (FRISSÍTÉS: a 2022-es adóévre vonatkozóan már 100 millió forint), akkor transzferár nyilvántartást kell készíteni és az alkalmazott árat elemzéssel alátámasztani.
A társaság ezzel a dokumentációval tudja bizonyítani, hogy a kapcsolt vállalkozásaival kötött ügyletei során alkalmazott árak megfelelnek a szokásos piaci ár elvének. Az új rendelet értelmében a 2018-as adóévtől kezdődően a transzferár nyilvántartás két részből áll: egy csoportszintű fődokumentumból (Master file) és egy vállalati szintű helyi nyilvántartásból (Local file).
A fődokumentumok a vállalatcsoport egészére vonatkozó információkat tartalmaznak, úgymint:
- a csoport tulajdonosi struktúráját,
- a csoportvállalatok földrajzi elhelyezkedését szemléltető ábrát,
- legfőbb termékeinek ellátási láncának bemutatását,
- legfőbb vállalatközi szolgáltatási szerződések jellemzőit, azok elszámolási rendszerét,
- főbb földrajzi piacok bemutatását,
- funkcionális elemzést, amely nagyvonalakban bemutatja az egyes csoporton belüli szereplők tevékenységeit, eszközeit és kockázatait,
- a csoport immateriális javaira vonatkozó információkat, és
- a csoport pénzügyi és adózási helyzeténnek és pénzügyi tevékenységének bemutatását.
A fődokumentum kapcsán fontos kiemelni, hogy mivel azt legtöbbször a vállalatcsoportok központja készíti/készítteti el, arra mindenképp figyelni kell, hogy az a nemzetközi viszonylatban szigorúnak számító magyar jogszabályoknak is teljes mértékben megfeleljen, ezért annak kiegészítése is szükségessé válhat a mulasztási bírság elkerüléséhez.
A helyi nyilvántartás az adott vállalatra és kapcsolt vállalati ügyleteire vonatkozóan tartalmaz részletes információkat, úgymint:
- az adózó ügyvezetése felépítésének bemutatását, szervezeti ábráját;
- az adózó tevékenységének és stratégiájának részletes bemutatását;
- a helyi dokumentum elkészítésének időpontját;
- az ellenőrzött ügylet bemutatását és a környezet, érintett piac bemutatását, amelyben az ügylet létrejön;
- az ellenőrzött ügyletben részes más kapcsolt vállalkozások elnevezését, székhelyét, belföldi illetve külföldi adószámát;
- az ügylet adott adóévi értéke kapcsolt felenkénti bontásban;
- az ellenőrzött ügyletben érintett kapcsolt vállalkozások részletes összehasonlító és funkcionális elemzését;
- a legmegfelelőbb szokásos piaci ár-megállapítási módszer megnevezését, továbbá a módszer megválasztásának indokait;
- összehasonlító elemzés módszertanának leírását és ezen információk forrását valamint az elemzés eredményeit.
A transzferár nyilvántartás legfontosabb eleme az összehasonlító elemzés, amelyet sok esetben (a társaságnál rendelkezésre álló belső összehasonlító adatok hiányában) külső adatbázisok segítségével lehet elkészíteni. Az adatbázisok jellemzően fizetősek és megfelelő szaktudást igényel a vizsgálandó ügyletnek leginkább megfelelő keresési feltételek meghatározása és a kutatás elvégzése, amelynek eredményeként meghatározható az adott ügylet szokásos piaci ára. Ez az összehasonító elemzés támasztja alá szerencsés esetben, hogy a kapcsolt vállalati ügylet megfelelt a szokásos piaci ár elvének. A transzferár nyilvántartás hiánya évi 2 millió forintig terjedő mulasztási birsággal sújtható. Ismételt mulasztás esetén 4 millió forintra nő ez a bírság. FRISSÍTÉS: A 2023-as adóévtől kezdődően jelentősen megemelkedik a mulasztási bírság összege. Már nem csak adózóként és évenként vethető ki, hanem dokumentálandó ügyletenként vethető ki maximum 5 millió forint, ismételt mulasztás esetén pedig maximum 10 millió forint. Ezt azt jelenti, ha egy adózónak 3 féle kapcsolt ügylete volt a 2023-as adóévben és nem készítette el nyilvántartását, akkor az adóhatóság egy esetleges adóellenőrzés során maximum 15 millió forinting terjedő mulasztási bírsággal sújthatja az adózót. Ez már jelentős költségeket jelenthet, különösen akkor, ha számos ügyletet bonyolított a társaság kapcsolt vállalkozásokkal, így különösen fontossá vált a megfelelő nyilvántartás megléte.
